钉钉和「亚运会们」,怎么就成了绝配?

.. 2008年北京奥运会时,李师傅经过层层选拔,成为服务奥组委官员的专职司机,因为这场大会参与方的复杂多样,任务的重要,他需要驻扎在酒店,随时等待组长的来电安排任务。

有时候一天「闲到长毛」,有时候突然要在北京临时设置的专用马路上开出90迈的速度。而所有场馆进出资质全凭身上工作证的颜色判断,他甚至被误认成过奥组委官员,「没事就坐在水立方第一排那儿看跳水。电视里还有我呢。」

谈资不少,困扰也不少,李师傅的车上需要备着厚厚一本电话册子,找不到人的情况经常出现,甚至还有翻译不见了的情况,全靠比划猜嘉宾的目的地。

当他跟我回忆这些故事的时候,2023年的亚运会还有不到一个月就要在杭州开幕。这是一个比奥运会项目还复杂的赛事,但李师傅经历的那些故事可能不再会变成新的「李师傅们」的谈资,也不会成为他们的困扰。

与那个靠偷瞄工作证瞎猜的时期不同,杭州亚运会第一次成了一个智能化的大会,所有来历各异,运转逻辑不同,甚至层级都无法「互通」的组织聚集在一起,统一到了一个接口上完成这一个月的协作。

8月27日,我在亚运村遇到了张昕怡,她是亚运村运行团队的人事培训主管,像当年李师傅的组长一样,她的重要职责,是给工作人员排班,人数多达1300多人。

据她介绍,这些人来自不同中心,就算是同一个中心的排班方式也会非常不同,有5,6种之多,组合在一起,复杂度惊人,如果像以前由人工完成,需要很久很久。

这1300人中有不少志愿者,像亚运会这样规模的赛事,志愿者像毛细血管,分布在亚运村和各个场馆,他们为这个盛会而聚集,一个月后再各自散去。

黄官飞是亚运村运行团队志愿者服务主管,对他来说,如何给背景各异的年轻人们完成快速高效培训,是最大的挑战。过往这是一个庞大的工程,李师傅描述的厚重手册和翻译挑战,在他们身上最为常见,过往的赛事里,翻遍通讯录的角落寻找自己从没听过的人,因为安排不当而错过关键培训而无法解决信息同步问题,或者面对不同母语者比手画脚的景象比比皆是。

现在,这些费时费力的工作都在一台手机上,以几倍于以往的效率完成。

在以往赛事里人员分派,优化调遣,各个部门签字,往往几天就过去,而亚运会上,40个班组的个人信息和排班意愿收集,结合多个场馆需求和服务时间统计,张昕怡一个人只用了半小时就完成。

「排班完成还可以第一时间通知本人,如果有修改意愿还可以提交申请,非常的方便。」而为每个人制定个性化班次日程,并且完成上传分发只需要:

一分钟。

而黄官飞表示,截至目前他们已经举行了上百场志愿者培训,借助亚运钉的直播功能,培训得以线上线下同步开展。负责人可以查看大家的培训进度,而志愿者若错过线下,也可以反复线上观看,让自己熟悉这些知识。

王嘉仪就经常反复观看来熟悉场馆位置和路线。她主修的是英语,但作为提供翻译服务的志愿者,要面对的往往是多种语言,亚运钉有一个14种语言的实时翻译功能帮了她很大忙,而在赛事运行过程中,如果志愿者或工作人员,遇到外籍人士紧急求助,可以打开亚运钉迅速音视频连线翻译热线团队,与外籍人士实时沟通。

据介绍,这一功能背后,亚运钉信息技术团队在产品设置了几个虚拟账号,用户可以对这几个虚拟账号拨打语音电话,然后转移到翻译热线,及时解决跨国沟通等问题。

根据官方介绍,亚运会主场馆为杭州市奥林匹克体育中心,有56个竞赛场馆,40个竞赛大项。参与的人员方面,有1.2万余名运动员报名,45个国家和地区的代表团,以及十多万工作人员及志愿者。

这是一个前所未有的大协同,用一个智能化的接口统一起来。

站在已经热闹起来的亚运村,从占地广袤的园区里一栋栋整齐的建筑望向钱塘江畔那些高耸的现代化大楼,你会很快意识到这是个「人造」景观,而它的目标宏大。

这总让人想起奥运会诞生之初,它就被形容为呼吁团结与和睦的平台,而大约在公元前476年,奥林匹亚就设立了一个国际工作组,由来自各城邦的杰出人才组成,共同办会。而进入现代奥运会为代表的国际大型体育赛事时期,这种国际大协同的需求更加显性,也更加务实。在竞技之外,复杂丰富的社会各个环节在短暂的一个月里彼此关联,形成一个组织,办成一个大会,简直就是4年一次组织协同领域的登月工程。

所以到处都是一叠叠通讯录、最有经验的人耗费精力堆砌人力物力完成共同的任务,就是某种必然,它体现的是机械的给一个组织分工后,各个最强大的环节拼装在一起解决问题的能力。这来源于传统的对组织的理解,就像单项竞技一样。

但迅速普及的各类被引向数字化的工具,给人类对组织的理解和形态也带来了变化,除了按照分工的方法,不同组织以事为出发点的新的思考方法有了落实的可能,这种以事为中心的组织协同思路带来了像钉钉这种服务了前所未有复杂而数量庞杂的组织的平台工具。这些新思路更像是那些团体比赛。

黄官飞和张昕怡们每天发送与接收的消息,只是亚运钉七月消息峰值时280万条消息的一角。目前这个平台上的工作群已经有12000多个,单日消息发送量超过20万条,单日线上会议近500场。而在此集成的三方应用已经达到293个,且还在随时拼搭生成新的应用中。

更能体现这种复杂的,是它所涵盖的行业:从行政审批服务、会议服务、培训服务、赞助商服务、气象服务到医疗服务——这些彼此之间差异巨大,甚至若不是有这样一个「人造」盛会的话,互相可能都不会发生联系的行业,就这样运行在同一个平台上。

要完成如此范围和难度的大协同,需要的是建立在智能化能力上的开放,生态的真正繁荣,以及长期的行业「见识」。

刚刚闭幕的成都第31届世界大学生夏季运动会,也对举办城市提出了复杂多样的要求。仅仅是城市交通保障工作,就存在诸多难题。比如,光靠对讲机进行交通调度指挥,无法保障数大会期间的精准运力投放。也正是依靠钉钉为大运会交通保障打造的移动协作平台,将赛事指挥中心与司机、志愿者等工作人员有效串联,保证各个部门各司其职,工作进展实时更新。

通过钉钉低代码开发交付的大运会车辆调度应用,实现赛事指挥中心能够精准下达调度指令,司机、志愿者等工作人员随时接受任务并反馈、实现赛事交通运输保障的智能指挥和响应、上岗培训、专用线路导航等全方位的数据看板。成都大运会执委会有关工作人员表示,钉钉这样的平台,很好地协助了大运村各类事项的上传下达,把人,项目,流程串联在一起,有效提高大运会筹办效率。

在以往的赛事里,人们要借助微信、钉钉、邮件以及whatsapp等众多的沟通工具,而现在一个亚运钉提供统一入口,解决多端跳转的麻烦。这背后需要的是能够提供简洁的包容的接口。钉钉团队一直在强调的后退一步和全面的开放,让这种接口能力被重点打磨。

在亚运村健身服务中心,能看到人们使用「亚运钉」线上预约场馆,亚运会史上首次提供线上预约训练方式,背后是在钉钉的接口上快速搭建的低代码查询系统,运动员可以看到健身服务中心每一层的余量,志愿者可以更准确协助预约。一切变得更加智能。

有了开放的接口,还要有足够多的生态伙伴才能快速解决各种各样的具体而微的需求。从指挥数据看板、电视投屏、商户日报系统、住宿物业数据上报、智能报单服务到访客卡发放等诸多应用模块一个个搭建起来。

在很长一段时间里,互联网似乎很看不上长尾效应,认为它没有办法规模化。所以一个个死磕服务小微企业和细分产业的钉钉似乎不够性感。但随着这些泥土里摸爬滚打的积累,这些产业知识变得异常重要,一方面是如何真的开放,如何选择自己的平台最终要做的事情,把其他能力提供出去,另一方面是对各个行业最需要的东西的理解。这些见识让它在处理如此复杂多样的大协同时能够游刃有余。

你在亚运钉身上看到的能力,都能在它过往的重要发展节点上找到影子。

亚运钉也是一种专属钉,在过往的专属钉模式让钉钉能对一个组织独有的复杂逻辑通过权限等设计转为产品语言;处理高并发,无论是阿里内部的大促还是疫情期间的海量在线会议需求,带来了稳定性和安全性的保障;像浙政钉等项目也让钉钉的可靠性以及信任度得以建立;几年前钉钉主张协同要突破组织边界,围绕事为中心打通更长更复杂的链路,这也接近大型体育赛事的组织方式。

于是今天在这些参与亚运会的人们的手机上,钉钉不同的功能成为不同人的核心应用。场馆和项目的负责人在Teambition 上做着部署,赛事综合指挥人员在奥体中心搭建了大屏,把亚运钉音视频会议能力接入,可以实时沟通解决任何场馆的紧急情况,宜搭等低代码工具在应用开发和创新方面发挥了巨大作用,而新的AI功能斜杠也在会议和文案场景发挥起作用。

这些能力的形成,曾在日常以另一种样貌呈现,人们对钉钉的产品界面的复杂,功能繁多和接口遍布似乎多有不满,但这些今天看来都不是那个最能展现「钉钉是什么」的场合。钉钉过往不停的能力和生态建设,以及在各个产业里深入解决「脏活累活」的经验,最终让它成了独一无二的存在,成了最考验组织复杂运行、跨行业协同和智能化能力的亚运会的绝配,也注定会变成未来这类大型赛事的标配。


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