記錄和管理工作計劃,用 SeaTable 表格原來能這麼簡單!

很多中小企業因成本原因,沒有部署付費的辦公軟件。我們就屬於這種類型,行政部在做各個月度工作規劃時,一般是在會議上口頭分配任務,或者用 Excel、Word 進行記錄和傳達,這些方式雖然也能推動工作進行,但越來越多的行政工作事項,無法有效記錄到一起,更缺乏協同。

Seatable 表格

那麼,如何用更低門檻和更簡單的工具,來對工作事項進行記錄和協同管理呢?其實咱們可以試試 SeaTable 這款新一代的表格工具。

立即訪問:SeaTable

下面是我在 SeaTable 中創建的「行政部工作協同管理表」,如下所示:

Seatable 工作協同表格

那麼,我們來看下:

  • 如何在表格里記錄那麼多文字呢?
  • 怎樣把文件添加和存儲到表格里呢?
  • 其他人怎麼進入表格進行協作呢?
  • 當任務記錄越來越多,怎樣只顯示「未完成」任務呢?
  • 怎樣更直觀的按月份來分組顯示工作任務呢?
  • 如何用日曆的形式來展示工作任務呢?
  • 如何統計各個負責人在每個月的工作任務數量呢?

我們來逐一解決:

記錄大段文字

在「任務分解及標準」列,因描述文字太多,有的還要加圖片之類,所以我選擇「長文本」類型。雙擊單元格,即可記錄大段文字,甚至插入圖片之類。如下所示:

插入大段文字

添加文件

在「相關附件」列,我為這列選擇的是「文件」類型。可添加多個文件,可下載、刪除。如下所示:

添加文件

共享與協作

進入 SeaTable 表格列表頁,把這個表格共享給其他人,那麼這些人就可以通過共享鏈接,進入表格里進行協作了。

在「負責人」列,我用的類型是「協作人」,當我老闆和部門同事通過共享鏈接加入表格后,在「負責人」列的單元格里,雙擊就可以選擇負責人名字了。如下所示:

共享與協作

只顯示「未完成」任務

為了方便地切換查看一些信息表,我先增加個視圖,命名為「未完成」,然後通過「過濾器」按鈕,選擇「任務狀態」、「不是」、「已完成」,剩下的就是只想顯示的「待開始」和「進行中」的任務,即「未完成」任務。如下所示:

顯示未完成任務

按月份分組顯示工作任務

還是先增加個視圖,命名為「按月份分組」。

然後用「分組」按鈕,選擇「預計完成時間」、「按月」、「升序」即可。當然,也可以根據顯示需求,按天、按周、按季度、按年分組都可以。如下所示:

按月顯示工作任務

用日曆展示工作任務

把視圖切換回到「默認視圖」,點擊上方的「日曆」按鈕,把「日期來自」選擇「預計完成時間」,把「顏色來自」選擇「任務類型」,即可自動以日曆的形式來展示工作任務,起到了很好的提醒作用。點擊工作任務,可進入查看詳情,也可直接編輯。如下所示:

用日曆展示工作任務

統計每個負責人每月的工作任務量

我使用了右上角的「統計」功能,選擇了「表格」形式,設置完參數就可以自動統計出來了。(在所有統計表的列表裡,統計表可放大查看,也可導出、編輯和刪除)如下所示:

Seatable 表格

總結

我不用再像以前一樣,在 Excel 表格中建立多個月份計劃表了,現在僅在一張表上就能記錄和管理所有月份的工作事項,而且把各種零散的文件、圖片、大段的文字等都集中記錄到了一個表上。

SeaTable 工作表

共享后,部門同事和老闆,也都能在這張表上方便地查看和協作。通過多個視圖,大家還能方便地切換查看一些特定信息。做數據統計,也更自動化和更簡單了。

對於我們這種中小企業來說,SeaTable 就相當於一個簡單又好用的管理系統了。當然了,除了我們行政部,其他部門也可以用的。


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技術平台: Nasthon Systems