提高工作效率的「玄學」:改變對時間的感知方式

編者按:時間呈線狀模式向前走。而人們總是在不停尋找那些關於提升效率的方法。本文作者Greg Sabo在「Change how you perceive time」一文中講解了對於工程師甚至是一般職場工作者來說,能夠提高其工作效率的「番茄工作法」。

軟件工程師通常很難有效管理自己的時間。這些關於番茄工作法(Pomodoro Technique)的延伸擴展能幫助工程師們知道什麼是重要的,以及更有動力從事其中。

14世紀晚期,英格蘭索爾茲伯里鎮的居民被一台機器召喚到當地的大教堂中。這是一個奇妙而奇怪的裝置。它由一個立方體構成,裡面有一組鐵齒輪、車輪和鐵條。它不停歇地拉動着裡面的繩子。其中的石塊在涼爽的空氣中極其微小的擺動着。

它如同被一個守時的鬼魂纏住一樣,以一天一次的頻率,敲響裡面的鐘狀物。

這是一款時鐘。它不為任何人所需要。索爾茲伯里的人們生活在一個沒有約定的世界裡。或者更確切地說,他們的唯一約定是與上帝會面。索爾茲伯里的鐘聲將人們與神聖的義務聯繫起來,而這只是人類及其工具與時間之間關係不斷變化的舞曲中的一小步。

20世紀末,弗朗西斯科·西里洛發明了番茄工作法。「這個獨特的時間管理方法為人們帶來及時且持久的結果。掌握它,你就能完成任何事情。」全世界的知識工作者開始把番茄計時器放在自己的桌子上。

貌似每個人都嘗試過番茄工作法,但是卻沒有人能夠堅持下來。你設置一個25分鐘的定時器。定時器響了,你可以喝一杯La Croix。然後,你又設置了25分鐘的時間。到時間了,你又有時間喝一杯La Croix。之後,你查看了自己的電子郵件,然後兩個小時的時間瞬間消失。

「哦,我有時會嘗試番茄工作法,」你接著說道。「我需要設置一個定時器。再做一些事情。」

1. 讓自己處於正確位置

時間自然而然地走向我們,如同一條從未分化的河流。我們的注意力從一個時刻跳到另一個時刻,總是在做出相關反應。在這種模式下,我們關注於手頭的任務,卻很少關注於自己為什麼要去這麼做。

這就是人們整天忙於處於那些無關緊要的事情的場景。於你而言,最重要的並不一定是那些站起來向你揮舞着手臂的人,而可能是那些在角落裡盤腿坐着,沉思着的人。

我們可以通過一致的儀式和節奏來改變我們對時間的感知方式。我們熟悉於周末的社交禮儀,以及一日三餐的習慣。這些節奏將時間分割成離散的塊狀,使我們更容易理解。

有意識地在你的一天中引入30分鐘的工作時間間隔可以讓自己對工作有更多的精神控制。但是你需要將其置於一個系統用以支持這個新節奏,否則你永遠不會採用它。

在每天開始之時設定自己的時間塊目標

在工作中使用計時器是提高工作效率的第一個步驟。但是僅僅設置時間卻還不夠。你必須做一項需要深思熟慮且有一定難度的工作以確保你所感知時間的方式真正在發生變化。

在一天的開始,寫下你將完成多少個pom,(比如,時間塊)。考慮一下當天有多少個會議,以及轉換成本。這裡有一個例子:

  • 1pom=30分鐘=(25分鐘工作+5分鐘休息時間)。

  • 估計約5分鐘轉換至1pom的轉換成本=35分鐘。

  • 8小時=480分鐘=大約13個pom。

  • 午餐用去1pom。

  • 今天2.5小時的會議用去5個pom。

  • 幫助他人用去1pom。

我一天要試着完成6個pom。

設定一天的目標可以幫助你在休息或分心后重心設定工作時間。將其看作是一項推動自己成長的挑戰。

使用複雜工具具有可行性

確實,用一張紙簡單寫下待辦事項即可。但是對於選擇時間管理工具來說,簡單並不是唯一的目標。我選擇一種我所喜歡的工具會使我更有可能使用它。

傳統的番茄工作法需要你每天記下自己需要完成的pom任務數量。但是,對於軟件工程師而言,我建議採用不同的方法。你可以將番茄工作法與任務細分和做筆記相結合。

工程筆記可以在文本編輯器內部很好地完成。你可以將文件名、標識符、命令和代碼粘貼在編輯器中。你可以用一個系統做筆記,另一個系統跟蹤pom完成情況。但是,我建議你把筆記和pom放在同一個文件夾里。這能夠使你的pom可以像筆記一樣被檢索,也消除了在pom和筆記之間來回切換的麻煩。

2. 寫下有效的微觀目標

有沒有感覺到自己正在做的事情不可能進行下去了?軟件工程師們一定知道這種陷入困境的感覺。

當你遇到一個棘手的問題,時間就會不斷陷入這個無底洞一樣的任務中。你可能會失去完成任務的成就感。這項任務規模會擴大至原來的兩倍、三倍乃至四倍。

就像你帶了一隻小狗回家,結果它卻長成了一頭犀牛。

為了不斷取得進步,你需要不斷定義和重新定義你正在做的事情。

為每一個pom設定一個可實現的目標

你已經寫下了那些你今天需要完成的目標任務。現在,寫下一組你認為可以在第一個pom中絕對完成的任務。

今日目標:6pom

Pom 1:

  - [ ]本地複製CSS轉換錯誤。

  - [ ]完成一項本地修復。

我將這些任務設為一個pom微目標。花時間想想它們,然後設想自己能否在25分鐘內完成它。只有當你相信自己能夠完成時再動身去做。如果仍然覺得這不可行,那就把目標再變小一點。

現在,設置一個25分鐘的定時器,然後去做那些你要去做的所有事情。

如果你在25分鐘內沒有完成目標,那就休息5分鐘。當繼續工作時,不要再為同一個微目標而努力。如果你在一件事情上花了不止一個pom時,你將會體驗到一種連續的流。它會從你的指尖溜走。

這也即是說,我不建議你切換到一個完全不同的微目標上面。相反,從一個小的子目標上再次開始。專註於這個子目標而不是下一個pom的更大目標。

分解微目標

如果你沒有在Pom 1中完成「完成一項本地修復」的任務。由於Pom 1的時間已經結束,那麼這個目標處於沒有核查的狀態。不要回去檢查那些在pom中沒有完成的目標。

相反,寫下你的下一個pom和它所包含的微目標。

Pom 1:

  - [x]本地複製CSS轉換錯誤。

  - [ ]完成一項本地修復。

>嗯,我需要在DOM中更長保留這個元素以確保轉換工作正確。

Pom 2:

  - [ ]向父組件添加一個參數,用於顯示子組件。

  - [ ]為超過1000毫秒設置一個錯誤超時參數。

下一個pom基本上是同一個工作的延續。但是你已經重新定義了工作內容,從而使其更容易實現。

這就突出了一個重要區別。雖然這些微目標看起來都是待辦事項,但是卻有了完全不同的達成目標。微目標不應該是那些你之後要去做的積壓工作的待辦事項,它是一種對於你即將要做的事情的表達。你應該將其看作一個附加文檔。你所長期積壓的工作可以類似屬於一個Asana的工作跟蹤系統。

無論你去做什麼,需要確保你的微目標是一些可具體交付的事情。能夠有一些證據表明你完成了某一項微目標。

  - [ ]調查為什麼會出現這種錯誤//這是一種模糊不清的表達。

  - [ ]找到問題文件並添加它的名稱//這樣會更好!

為一個微目標設立可交付標誌,這會讓你有更清晰的進度感。

3. 管理實際中斷情況

你一定聽說過這種說法。中途打擾是有毒的。對於軟件工程師來說,最高效的工作環境需要完全沉默與孤立。

當下面這些條件具備時,單獨工作是一件好事:

  • 你知道你所需要建構東西的所有規範事項。

  • 你了解正在修改的系統的全部前後環境。

  • 團隊中沒有人需要你的幫助。

在現實世界中,即使情況可以滿足其中一個條件,也很少有三個條件同時具備。事實上,在大多數情況下,專業軟件工程是一項團隊任務。協作是工作的關鍵部分,也是其價值所在。

有太多的工程師認為,獨立工作能達到工作效率的頂峰。他們不情願參加重要會議。他們不鼓勵別人與自己進行交談。他們因為沒有能力去分享自己所知道的東西而成為知識的筒倉。

但是顯而易見的問題是,人們無法消除所有干擾。不要以為自己能夠在編寫代碼時將自己完全隔離,從而建構屬於自己的工作流。相反,工程師在工作的過程中應該以一種平衡且可持續的方式對待中斷情況。

掌控被打擾情況

使用番茄工作法的一個常見錯誤是在計時結束之後仍然繼續工作。為什麼這會成為一個問題?如果你能夠保持高效率工作,那麼為什麼不繼續工作呢?這樣做會有以下事情發生:

  • 你選擇繼續工作直到陷入困境。

  • 你休息了5分鐘。

  • 你被拖延住了。誰想繼續一個被卡住的項目?

繼續從事一項處於正常軌道的工作要有趣的多。這就是為什麼我建議在計時器停止時立即停止工作。

但是你的思路怎麼辦呢?由於離開了工作,你不會失去所有的心理狀態嗎?

僅僅依賴於心理環境就如同在RAM中儲存數據庫一樣。它容易、簡單且不顧後果。你需要通過好好做筆記來具體化你所處的情境。

當你在工作的時候把這些筆記保留下來,那麼每25分鐘休息一次就容易多了。這也帶來一個奇妙的副作用,就是其他所有干擾情況也變得更容易處理。

我並沒有提倡你接受所有的干擾。但是某些干擾行為十分重要。外化你的心理環境有助於你為工作做好準備。

與你的系統建立協作關係

我建議你在工作的時候關閉Slack。但是,之後你需要在番茄工作法結束時重新打開它來檢查消息。無論你在做什麼,都需要與自己的同事進行明確的對話和交流喜好。當然,把它用於你使用Slack時就更好了。

如果真的出現了緊急情況怎麼辦?你應該講清楚,讓他去找你或是給你打電話的行為是可接受的。讓自己舒服地接受每25分鐘關閉掉系統通知的感覺。

那麼電子郵件呢?我推薦這些做法:

  • 為處理郵件設置一個微目標。

  • 快速決定郵件需要歸檔還是需要回復。

  • 無論哪種方式,你的收件箱最後應該是全部處理狀態。

對於那些需要回復的郵件,把它們放在自己的pom中設置為微目標。

時間和你呆在一起

我們不是以理性的方式感知時間。我們是從情緒上感知時間。所以不要期望你的自然衝動會帶領自己完成工作。不要把時間當作一種無窮無盡的流動方式,而是將其分割為有明確目標的離散塊狀。你會發現用理性且富有成效的方式來思考時間是一種更直觀的方法。

用一星期的時間關注於那些使用工作時間的方式。通過一些努力和反思,你對工作時間的感知將會發生變化。你將變得更有效率,並能從所做的事情中獲得更多樂趣。

原文鏈接:https://hackernoon.com/change-how-you-perceive-time-618282a1a9ec

編譯組出品。編輯:郝鵬程


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